Pentru adaugare/modificare de articole in catalog se foloseste butonul Adauga Articol(F5) / Modifica articol(F6), moment in care pe ecran va aparea urmatoarea fereastra:
Se completeaza campurile care definesc si identifica un articol:
•Cod: Se introduce codul alocat articolului, comform selectiei de Codificare. Este obligatorie atribuirea de cod fiecarui articol.
•Codificare: Indica tipul de cod dupa care va fi identificat articolul. Aplicatia recunoaste automat tipul de cod: PLU normal, EAN-8, EAN-13 sau EXT (cod non-standard, diferit de PLU normal, EAN-8, EAN-13). Daca se doreste adaugarea codului cu care produsul este etichetat, se bifeaza Introducere Cod cu cititorul de coduri de bare, apoi se scaneaza respectivul produs. Automat va fi preluat codul tiparit pe produs si atribuit articolului. Folosind butoanele Cod EAN13 Cantar si Cod EAN13 Intern se pot genera automat coduri de bare interne de produs dupa regulile stabilite in magazinul respectiv.
•Denumire: Indica denumirea in catalog a articolului respectiv. Este obligatorie atribuirea unei denumiri articolului.
•Descriere: Se poate indica o descriere a articolului, pentru o mai buna identificare a acestuia.
•Detalii: Se pot specifica detalii suplimentare despre produs. Acest camp se va folosi in cazul in care se cere pentru stocare codul de furnizor pentru articolul respectiv.
•Pret cu TVA: Indica pretul de vanzare al articolului. Este obligatorie prezenta unui pret de vanzare. Butonul 
disponibil in dreapta campului Pret cu TVA permite afisarea calculatorului de preturi care automatizeaza stabilirea pretului pe baza de adaos comercial pornind de la una din metodele de calcul selectate din lista:
Pe langa calculul pretului, programul SmartCash Shop poate salva adaosul folosit la calculul pretului de vanzare ca adaos de referinta pentru produsul respectiv, asigurand mentinerea automata a marginii comerciale la urmatoarele receptii. Programul pune la dispozitie de asemenea folosirea pretului de achizitie mediu real .Daca doriti sa folositi aceasta optiune va trebui sa apasati link-ul Foloseste pretul de achizitie mediu real.. si apasati butonul OK.
•TVA: Cota de TVA care este adaugata articolului. Este obligatorie atribuirea unei valori. Valoarea este selectata din lista de cote introduse anterior in nomenclatorul TVA.
•Articol Tip Serviciu: Se activeaza aceasta optiune atunci cand articolul este nestocabil.
•UM Vanzare: Unitatea de masura in care se masoara articolul. Este obligatorie atribuirea unei valori doar in cazul articolelor cu stoc. Pentru servicii nu se va folosi nicio unitate de masura.
•Articol Fractionabil: Indica daca articolul poate fi vandut cu fractii dintr-un intreg. Prin bifare se admite ca respectivul articol sa fie vandut si in fractiuni (1,4 si nu numai 1,2,3...).
•Articol cu taxare inversa: Se bifeaza in cazul produselor care au taxare invera, in vederea raportarii corecte in EFactura.
•UM Alternativa: unitatea de masura alternativa in care se mai poate masura articolul. In cazul in care este diferita de cea de vanzare si cantitatea alternativa este diferita de 1, pe toate etichetele de raft listate din programul SmartCash Shop se va imprima pretul de vanzare si pentru unitatea alternativa. (De exemplu un pachet de gris care se vinde preimpachetat la bucata cu 10 Lei dar care cantareste 0,5 Kg va avea tiparit pe eticheta si pretul de 20 Lei/Kg).
•Cant. Alternativa: Valoarea corespunzatoare din unitatea alternativa raportata la unitatea de vanzare.
•Foloseste UM. Alternativ la vanzare fractionata: se bifeaza in cazul in care se doreste atat vanzarea pe unitatea de masura principala, cat si unitatea de masura alternativa. Pentru produsele care folosesc acest tip de configurare, stocul va fi afisat fractionat de forma unitate principala + unitate alternativa.
•UM Aprovizionare: unitatea de masura folosita de furnizorul respectivului articol.
•Cant Vanz/Aprovizionare : cantitatea de produse comandata la un furnizor exprimata proportional in unitatea de masura aleasa in cadrul campului UM Aprovizionare.
•Departament: se indica departamentul din care face parte articolul. Este obligatorie atribuirea unui departament.
•Clasificare: articolul este incadrat in clasele de produse din program, ca o extindere a impartirii pe departamanente si pentru o mai usoara identificare ulterioara a lui.
•Observatii: in aceasta rubrica se pot adauga observatii despre articol. Acest camp, daca se foloseste, se poate utiliza la imprimarea ingredientelor pe cantarele cu etichetare sau pe etichetele de produs listate din programul SmartCash Shop.
•Foloseste imagine produs: se poate atasa imaginea articolului pentru identificare vizuala.
•Cod Vamal(NC): se adauga codul vamal al fiecarui produs pentru sistemul e-Transport (minim primele 4 caractere din acesta, adica codul de grupa).
•Cod CPV: se adauga codul CPV al fiecarui produs, obligatoriu pentru efectuarea de achizitii publice din lista codurilor CPV (Vocabularul Comun al Achiziţiilor Publice – reprezintă un sistem unic de clasificare a achizițiilor publice, implicit a referințelor utilizate de către autoritățile contractante pentru descrierea obiectului contractelor de achiziții, structurat într-un Vocabular principal şi un Vocabular secundar .
•Articol Delistat (Scos definitiv din vanzare): permite "stergerea" unui articol din nomenclator, acesta devenind indisponibil pentru orice operatie. Ulterior, daca este nevoie, acesta se poate reactiva. Scoaterea de la vanzare este permisa numai pentru articolele cu stoc nul.
•In cazul sectiunii de clasificare, in urma apasarii butonului Clasificare pe ecran va apare urmatoarea fereastra:
Pentru fiecare clasa de produse indicata printr-un alt nume decat Clasificare X se poate selecta din lista adiacenta valoarea dorita. In cazul in care nu se doreste incadrarea articolului in una din clase asocierea va fi facuta automat la valoarea Nespecificat ( - ).
Pentru asocierea unei imagini se bifeaza optiunea Load si, folosind butonul drept de la mouse, se apeleaza meniul de context al campului:
In cea de a doua fereastra este posibila accesarea informatiilor suplimentare pentru o definire mai detaliata a articolului:
•Adaos Referinta: se completeaza adaosul limita utilizat de program pentru stabilirea preturilor de vanzare. Aici sunt prezente 3 optiuni:
i.Blocat la Vanzare;
ii.Exclus de la orice discount;
iii.Modificarea de pret interzisa din Magazine(prin SmartCash Everywhere);
•Taxe & Ambalaje asociate:
Tip de articol: Se stabileste tipul de articol din lista urmatoare:
Taxa/Ambalaj: Se stabileste daca articolul respectiv are o taxa sau un ambalaj asociat.
Cod SGR Ambalaj: In cazul in care articolul este de tip Ambalaj RetuRO, se adauga si codul SGR aferent.
•Clasa contabila: Se stabileste daca articolul este de tip Marfa sau Materie Prima;
•Formate de etichete de raft Imprimate au Electronice : Se va determina formatul etichetelor pentru produsele ce vor fi expuse pe rafturi;
In fereastra Aprovizionare & receptie marfa se permite stabilirea furnizorului de la care se face aprovizionarea/receptia si a informatiilor aferente;
•Stoc de Atentionare: se fixeaza limita inferioara a stocului pentru care se porneste alerta de atentionare;
•Stoc Optim: se indica prin apreciere care este valoarea stocului optim pe care respectivul produs trebuie sa o aiba. Se va folosi la comanda catre furnizor a unei receptii de articol care sa atinga stocul optim.
•Exclus de la comenzi aprovizionare si Blocat la receptie: Articolul nu se poate adauga pe comanda de aprovizionare si pe receptie.
•Furnizor implicit aprovizionare: Se selecteaza furnizorul implicit de la care se efectueaza aprovizionarea.
•Magazin implicit aprovizionare: Se selecteaza magazinul implicit.
•Zile Valabilitate: Se stabileste numarul de zile minim in care trebuie sa se incadreze produsul ca valabilitate in cadrul unei receptii plecand de la data de expirare colectata. Daca intervalul de timp de la data receptiei pana la data expirarii este mai mic decat numarul de zile introduse in acest camp, articolul nu se poate receptiona.
•Procent Accept Valabilitate: Reprezinta valoarea procentuala a minimului de zile pentru care este acceptata valabilitatea produsului. (Ex. S-au stabilit 10 zile de valabilitate si un procent de acceptare valabilitate de 25, ceea ce inseamna ca valabilitatea acceptata pentru produsul respectiv este de maxim 8 zile).
•Perisabilitate Admisa: Se completeaza in functie de tipul produsului si de perioada de valabilitate a acestuia.
In interfata Promotii & Fidelizare se stabileste metoda de aplicare a reducerilor si reducerile procentuale doar pentru clienti fidelizati.
•Metoda aplicare: Aplica reducere indiferent de cantitatea cumparata;
Aplica reducerea incepand cu cantitatea minima cumparata;
Aplica reducerea pentru multiplu de cantitate minima cumparata.
•Reduceri procentuala exclusive doar pentru clienti fidelizati (cu card): Se activeaza reducerea exclusiva pentru articol (Tipar 5 Fidelizare) apoi se selecteaza programul de fidelizare din lista si se stabileste procentul de reducere care se va aplica impreuna cu cantitatea pentru aplicare discount si Metoda de aplicare.
Atentie!
Daca a fost deja selectata acordarea de reducere cu program de fidelizare de tipar 5 nu se poate acorda si reducerea generala! Programul avertizeaza ca nu se pot acorda doua promotii simultan.
In interfata Ecommerce&Restrictii se stabilesc optiunile articolului pentru eCommerce:
•Restrictii de comercializare ale produselor:
•Greutate & Dimensiuni: Se adauga greutatea(kg), lungimea(cm), latimea(cm) si inaltimea(cm) articolului respectiv;
Tip articol: Articol Standard;
Articol generic;
Variatie a unui articol generic.
La selectarea tipului Articol generic, interfata afisata este urmatoarea:
In aceasta interfata se stabileste daca politica de pret este stabilita de articolul generic sau este independenta de articolul generic si atributele aferente produsului respectiv.
•In cazul in care selectam Politica de pret stabilita de articolul generic, ne asiguram ca la schimbarea pretului generic toate articolele descendente vor primi acelasi pret respectiv aceeasi politica comerciala sau atribute comerciale.
•In cazul in care selectam Politica de pret independenta de articolul generic acestea vor putea sa isi modifice independent aceste proprietati fara a mai fi afectate de modificarile efectuate pe articolul generic.
In a treia optiune regasim setul de atribute pe care dorim sa il folosim pentru articolele descendete din articolul generic curent. (Este necesar sa selectati din lista cel putin doua atribute obligatorii).
La selectarea tipului Variatie a unui articol generic ,interfata afisata este urmatoarea:
In aceasta interfata se filtreaza si se selecteaza articolul generic dorit apoi termenii articolului respectiv .
In cazul in care se lucreaza cu optiunea activa din Optiuni generale: Interzice modificarea tipului de articol (Standard, Generic, Variant) interfata afisata este urmatoarea:
Atentie Retea Magazine!
In cazul operarii in cadrul unei retele de magazine majoritatea functiilor de editare a articolelor sunt interzise, acestea fiind efectuate la sediul central.