Sistemele POS sunt echipamente de vanzare extrem de flexibile, care se pot adapta specificului de vanzare din orice magazin. Datorita acestui specific, acestea se caracterizeaza printr-o capacitate ridicata de modificare a parametrilor de vanzare, in special in ceea ce priveste utilizarea sistemului de fidelizare.
Sistemele de vanzare automatizata care folosesc echipamente de achizitie de date de tipul terminalelor POS, sunt destinate magazinelor cu trafic mare de marfa si capacitate mare de incasare simultana. In aceste magazine, se doreste asigurarea unui format de prezentare extrem de cuprinzator al bonurilor catre client, si capacitate sporita de interactiune cu casierul. Modul de aplicare al reducerilor sau majorarilor este foarte usor, indiferent de schema de stimulare folosita (punctaje, reduceri pe articol sau client, etc.)
Pentru aceste magazine, traficul de marfa poate fi extrem de ridicat, perioada de timp dintre receptie si transferul pe raft pentru vanzare trebuind sa fie extrem de redus. Pentru a face fata acestei cerinte, sistemele profesionale de management pentru magazine, efectueaza operarea stocului dupa metoda "out-of-order", cu alte cuvinte permit vanzarea articolelor fara operarea in timp real pe stoc, pentru a acorda suficient timp compartimentului backoffice pentru receptia marfii.
Practic, in acest sistem, este suficienta introducerea noului articol in nomenclator, si optional etichetarea sa, pentru ca acesta sa poata fi vandut. Operarea fizica a receptiei pe statia de backoffice (cu emiterea NIR-ului) se poate face mai tarziu in timpul zilei, perioada in care articolul se poate vinde. Toate tranzactiile de vanzare sunt pastrate in ordinea cronologica de introducere, pentru ca la sfarsitul zilei, dupa ce s-au efectuat receptiile, stocul sa fie actualizat.
Dupa efectuarea operatiunii de inchidere a POS-ului, tranzactiile sunt preluate in baza de date si marcate printr-un numar de inchidere. Insa pentru a opera si pe stoc respectivele tranzactii este necesara efectuarea operatiei de Descarcare stoc cu POS din meniul POS. Aceeasi operatie poate fi efectuata si prin apasarea butonului corespunzator din toolbar. In urma acestei operatiuni, stocul va fi recalculat si adus la noile valori.
In cazul in care stocul existent este insuficient pentru numarul de articole vandute, in continuare se pot diferentia doua situatii:
A. Daca nu este permisa vanzarea cu stoc negativ (la Personalizare SmartCash - Reguli Globale este marcata optiunea Limiteaza iesirea la stocul existent-interzice stoc negativ in backoffice), utilizatorul este instiintat de faptul ca stocul este insuficient si i se pune la dispozitie lista cu toate articolele care nu pot fi scazute de pe stoc si cantitatile cu care vanzarea a depasit stocul scriptic. Calculul se face pentru suma totala a cantitatilor de la fiecare articol. In cazul in care se descarca stocul cu mai multe schimburi (Z-uri) odata, cantitatea listata mai jos, corespunde totalului pentru toate schimburile ramase nedescarcate de pe stoc.
Din acest moment utilizatorul are doua optiuni la dispozitie:
1. Incarcarea stocului pentru respectivele articole prin una din metodele puse la dispozitie de program (Receptie, Compensare, Inventariere) si apoi reluarea operatiunii de descarcare a stocului;
2. Reglare automata pe baza de LDI. Cu aceasta optiune, programul genereaza automat un inventar in urma caruia stocul este adus la o situatie in care sa permita descarcarea respectivelor articole. Pentru detalii suplimentare vezi sectiunea Inventariere instant cu reglare automata stoc cu LDI la inchiderea de zi. Reglarea stocului cu LDi efectueaza practic un inventar, pentru articolele aflate in minus si incarca automat stocul cu cantitatea respectiva la ultimul pret de achizitie. Functia de reglare stoc cu LDI poate fi permanent dezactivata pentru a interzice operatorilor efectuarea corectiilor altfel decat prin receptei sau compensare. Vezi optiunea Permite accesul la inventarierea instant in sectiunea Optiuni Generale din caseta de Persoanalizare SmartCash.
Nota: Daca articolele nu au pret de achizitie (nu s-a efectuat nicio receptie pentru ele), se va pune un pret de achizitie optinut in urma micsorarii pretului de vanzare fara TVA cu 15 procente din acesta.
B. Daca este permisa vanzarea cu stoc negativ (la Personalizare SmartCash - Reguli Globale este debifata optiunea Limiteaza iesirea la stocul existent-interzice stoc negativ), utilizatorul este instiintat de faptul ca stocul este insuficient si i se pune la dispozitie lista cu toate articolele al caror stoc este depasit la fel ca si in situatia anterioara.
De aceasta data, operatorul are la dispozitie urmatoarele optiuni:
1. Incarcarea stocului pentru respectivele articole prin una din metodele puse la dispozitie de program (Receptie, Compensare, Inventariere) si apoi reluarea operatiunii de descarcare a stocului;
2. Descarcarea fortata a stocului, indiferent de faptul ca acesta este negativ. La efectuarea ulterioara a intrarii de marfa pentru articolele respective, programul SmartCash Shop va completa retroactiv descarcarile pe minus astfel efectuate. In aceasta situatie insa, fisa de depozit cronologica a articolului, va putea avea inregistrari de stoc negativ pana la momentul completarii ulterioare de stoc.
Nota Importanta!
La POS-uri operand in mod Online, stocul este operat cantitativ IN TIMP REAL odata cu adaugarea fiecarei tranzactii pe bonul fiscal. In aceasta situatie descarcarea sub stoc este semnalizata din timpul zilei prin colorarea in rosu a articolelor aflate in aceasta situatie.
Operatia de descarcare a stocului este accesibila utilizatorilor de tip Supervisor, Operator, acestora din urma doar daca beneficiaza de acest drept. Acordarea acestui drept se face din optiunile programului, meniul Utilizatori sectiunea Administrarea profiluri Utilizate prin bifarea optiunii:
Actualizarea terminalelor POS cu operare in regim Offline
In cazul in care se utilizeaza si terminale SmartCash POS care lucreaza in regim Offline cu o baza de date si un server SQL proprii, este necesara reactualizarea catalogului de produse (preturi, discount-uri, clienti, etc...) si la respectivele terminale.
Atentie!
Orice operatie de reactualizare a unui POS Offline se poate realiza numai daca in prealabil, la POS-ul respectiv s-a efectuat un raport Z, si daca tranzactiile au fost descarcate in backoffice prin operatia de Inchidere POS.