Importul de date se face prin intermediul unui Plug-In SmartCash. Plug-in-urile reprezinta programe ce pot fi lansate doar prin intermediul aplicatiei SmartCash Shop. Configurarea plug-in-ului de import se poate face din sectiunea Optiuni/Import Date de la Furnizor.
Prin plug-in-ul de import al aplicatiei SmartCash se poate importa catalogul de articole, receptia de marfa sau si catalogul de articole si receptia de marfa in acelasi timp.
Operatia de import poate fi lansata din meniul Logistica/Import Articole si Receptii (Plugin).
In momentul lansarii plug-in-ului pe ecran va fi afisata o fereastra care va da posibilitatea de a selecta tipul operatiunii dorite:
Se pot importa fisiere de urmatoarele tipuri:
•Excel: pentru a importa un fisier de tip Excel, este necesar ca acesta sa fie realizat in formatul specificat in fisierul DataFormat aflat in locatia C:\Program Files\SmartCash\Specificatii. In pagina Legenda este specificat modul de completare a coloanelor. Daca un fisier nu este completat corect nu va putea fi importat.
•Tab Delimited: fisierul de tip Tab Delimited se obtine din fisierul de tip Excel, accesand functia Save As si alegand tipul dorit de fisier.
•XML : Puteti importa din surse externe (server ftp ) fisiere XML pe care le veti trata ca si receptii de marfa in programul SmartCash Shop
Dupa ce ati completat campurile cu datele corecte (serverul FTP, Numele si parola, directorul de receptii) apasati butonul Continua pentru a trece la pasul urmator. Ceea ce trebuie sa faceti mai departe este sa alegeti fisierul dorit din lista de fisiere rezultata. Dupa ce ati selectat fisierul apasati din nou butonul Continua, iar in ultima faza a procesului apasati butonul Importa. Daca importul s-a realizat cu succes, programul SmartCash Shop va deschide automat o receptie unde puteti vizualiza produsele gata importate.
•EDI: in momentul in care se incearca importul unui fisier de tip EDI sunt disponibile doua modalitati de preluare a fisierelor (preluare automata, caz in care se vor seta datele directoarelor de pe serverul FTP de unde se vor prelua datele, sau se poate seta preluarea fisierelor dintr-o locatie aleasa de utilizator)
In pasul urmator, afisat in continuare, sunt solicitate constantele generale valabile pentru intregul set de date ce urmeaza a fi prelucrat in conditiile in care nu se introduc reguli particulare prin fisierul de import. Listele sunt populate cu valorile existente deja in programul SmartCash. Daca lipseste ceva, aceasta informatie trebuie mai intai introdusa in SmartCash Shop:
In pasul urmator se va selecta operatia dorita a fi efectuata pornind de la setul de date importat. Sunt disponibile, asa cum se observa din imaginea urmatoare, 3 optiuni: actualizarea catalogului de produse pornind de la lista importata, preluarea unei liste de receptie sau efectuarea inlantuita a celor doua operatii, in cazul in care fisierul de date include informatiile necesare.
La importul unei receptii, plug-in-ul poate trata receptia de marfa ca pe o receptie efectuata de la un furnizor tert sau ca pe o receptie din retea. Pasul ce urmeaza este cel mai important, deoarece el sumarizeaza regulile de import si trebuie tratat cu maxima atentie:
Prima optiune, stabileste daca pretul de vanzare provenit din fisier sa fie tratat cu sau fara TVA.
A doua optiune va permite, in situatia in care este selectata, sa folositi fisiere externe de date pentru modificari masive de preturi. In acest mod toate preturile de vanzare pentru articolele deja existente in catalogul de produse SmartCash Shop, care sunt gasite si in fisierul de date extern vor primi ca pret de vanzare pretul din fisier.
Optiunea a III-a este extrem de importanta deoarece ea stabileste care camp este considerat cheie unica de identificare pentru articolele din catalog: codul de bare sau un cod arbitrar (alfanumeric) "de furnizor". Aceasta optiune se foloseste in concordanta cu modul de completare a fisierului DataFormat. Daca se completeaza coloana CODVANZARE (codul de bare al articolului) se va folosi prima optiune. Daca se completeaza coloana CODFURNIZOR (codul de furnizor al articolului) se va folosi a doua optiune.
Atentie!
Aceasta optiune trebuie pastrata identica intre doua importuri succesive, modificarea regulii cheii primare ducand la inconsistenta totala a catalogului in termeni de identificare articol.
Optiunea a IV-a stabileste ce tip de cod intern sa fie folosit in cazul in care articolul respectiv nu are nici cod de furnizor, nici cod de bare. Pentru aceste situatii, fiecare linie din fisier procesata este considerat un nou articol caruia i se aloca automat un cod intern nou. Vezi definire coduri interne in Optiuni pentru detalii.
Urmatoarea optiune permite rotunjirea comerciala a preturilor de vanzare, fie ca multiplu de o valoare (din 20 in 20 de bani de exemplu) fie fortarea rotunjirii cu o anumita terminatie (de ex toate preturile sa se termine in 99 de bani). Toate rotunjirile se efectueaza in sus catre pretul superior.
Ultima optiune, stabileste daca se vor importa si clasificarile de marfuri din fisierul de import.
Dupa ce ati efectuat selectiile necesare, in cazul unei optiuni care presupune receptie sunteti invitat sa selectati furnizorul precum si cateva setari legate de modul de import al cantitatilor receptionate si a datei pentru documentul de receptie:
In pagina urmatoare se poate selecta cursul de referinta utilizat la conversia preturilor de achizitie prin import.
Ultimul pas permite selectarea fisierului de import. Acesta trebuie sa fie de tipul ales la primul pas.
Dupa apasarea butonului Continua se va putea trece la importul efectiv, import ce se va realiza din fereastra urmatoare:
Prin apasarea butonului Importa se va trece efectiv la realizarea importului. In aceasta fereastra se va putea si monitoriza starea operatiunii de import a datelor. Importul poate fi oprit in orice moment prin apasarea butonului Stop. Orice eventuala eroare aparuta in timpul importului va fi semnalata printr-un mesaj corespunzator.