Primul pas necesar la inceperea utilizarii sistemului SmartCash RMS este definirea utilizatorilor si a drepturilor de acces ale acestora la functiile sistemului. Aceasta operatie se efectueaza la nivelul aplicatiei SmartCash Shop.

Acest fapt are efect asupra functionarii intregului sistem, de la administrarea punctelor de vanzare cu case de marcat sau terminale POS, la efectuarea de receptii, emiterea de documente sau inventare, folosirea terminalelor mobile radio, etc.

Din momentul autentificarii fata de sistem a unei persoane, pe baza numelui si a parolei stabilite, fiecare operatie a acestuia cu sistemul este auditata, stiindu-se in orice moment, chiar si istoric, cine a operat un anumit document in cadrul sistemului. Acest mecanism impune responsabilitate permanenta asupra actiunilor efectuate, asigurand constientizarea operatorilor asupra importantei functiei lor.

Accesul la programul SmartCash se face doar pe baza de identificare a utilizatorului. Astfel un utiizator este o persoana (angajat, responsabilul de magazin, etc) identificata in program prin nume si parola asociata. Alaturi de datele sale de identificare, un utilizator beneficiaza de un set de drepturi asociate, drepturi care ii pot permite sau interzice accesul la anumite functii ale programului.

Exista patru tipuri (roluri) de utilizatori ai programului, fiecare cu caracteristicile sale: Administrator, Supervisor, Casier si Operator Magazin.

Administratorul

Administratorul este utilizatorul cu drepturi depline in programul SmartCash. Principala sa functie este aceea de a stabili drepturile de acces pentru ceilalti utilizatori. Acesta are acces la toate functiile si optiunile programului. Este singurul care are acces la toate nomenclatoarele primare si la interfata pentru configurarea parametrilor de lucru ai aplicatiei.

Supervisorul

Utilizatorul de tip Supervisor este destinat operarii cu programul SmartCash in conditii normale. Acest tip de utilizator are acces la toate functiile programului, mai putin la nomenclatoarele primare si la interfata de configurare a programului. Singurele nomenclatoare primare ce pot fi accesate de acesta sunt cele de Departamente si Clase de Produse. O alta caracteristica a acestui tip de utilizator este faptul ca poate descarca tranzactiile de pa casele de marcat cu identitatea oricarui casier.

Casierul

Utilizatorul de tip Casier are acces limitat la program, principalele sale functii fiind indreptate spre operatiile de vanzare cu echipamentele externe(casa de marcat, POS) si reflectarea acestora in program.

Functiile minime la care are acces acesti tip de utilizator sunt:

In afara acestora, utilizatorul de tip Casier poate avea acces si la urmatoarele functii:

Operatorul de Magazin

Utilizatorul de tip Operator Magazin este un tip de operator care poate avea definite orice drepturi de utilizare, dintre cele ce pot fi acordate si unui Supervisor. Diferenta este ca acest tip de utilizator este definit pentru fiecare statie in parte, iar profilul sau de acces este disponibil numai de pe calculatorul pe care drepturile au fost stabilite. Folosind acest tip de utilizator se pot defini statii cu utilitate fixa (ex. statie de receptie, etc) sau se pot aloca numai functii bine definite valabile numai in postul respectiv de lucru.

Initial, imediat dupa instalare, se regasesc predefiniti trei utilizatori, identificati astfel:

1.Administrator: identificat prin numele Admin cu parola initiala "admin"

2.Supervisor: identificat prin numele Supervisor cu parola initiala "supervisor"

3.Casier: identificat prin numele Casier cu parola initiala "casier"

Se recomanda ca imediat dupa instalare sa se modifice numele de utilizatori initiale in conformitate cu numele reale ale persoanelor cu functiile respective si sa se schimbe parolele de acces.

Un utilizator deja definit nu se mai poate sterge, ci numai dezactiva. Modalitatea de a dezactiva accesul unui utilizator la program este de a seta tipul de acces al acestuia pe Inactiv (detalii privind stabilirea tipurilor de utilizatori in sectiunea Managementul utilizatorilor).

Puteti defini un numar nelimitat de utilizatori din fiecare tip. Singura restrictie verificata automat de catre program, este interdictia de introducere de doua ori a aceluiasi nume de acces.

Dupa definirea (modificarea)  a cel putin un administrator si un supervisor, treceti la definirea casierilor. Daca optati pentru urmarirea vanzarilor prin case de marcat pe case si pe casieri (chei) este necesara definirea tuturor operatorilor de acest tip cu repartizarea lor pe casa, respectiv cheia de operator, corespunzatoare. Pentru toti utilizatorii completati toate informatiile necesare (nume, prenume, CNP, etc).

Utilizatorii de tipul Operator Magazin sunt definiti pentru fiecare statie de lucru si trebuie utilizati in cazurile mai speciale in care de pe un anumit PC un operator trebuie sa efectueze numai un set predefinit de operatii.

Nota Importanta!

Incepand cu versiunea 8, toate programele incluse in pachetul SmartCash RMS sunt integrate in sistemul de securitate al sistemelor de operare Windows 2000-XP-Vista-Windows 7. Drept urmare, operatorii cu drept de administrator asupra programului SmartCash sunt afisati in lista de operatori NUMAI DACA UTILIZATORUL CURENT Windows ESTE UNUL CU ROL DE Administrator. In cazul utilizarii unui Limited User Account (LUA) sau a unui cont de Guest, este permisa numai operarea cu programul si nu modificarea parametrilor de functionare.

Configurarea pentru operarea in regim LUA este recomandata asigurand utilizarea exacta si fara modificari neautorizate a sistemului. De asemenea, in acest mod, este asigurata o intretinere mai usoara a sistemelor complexe, prin limitarea accesului operatorilor la alte functii decat acelea prevazute in fisa postului de lucru.

Producatorul recomanda ca modul normal de exploatare al programelor incluse in platforma SmartCash RMS sa fie sub un cont Windows de tipul Limited User Account (LUA) sau Standard User.

Contul de tip LUA poate fi restrictionat astfel incat utilizatorii care opereaza sub acesta sa aiba acces exclusiv la functiile necesare, evitand supraincarcarea interfetei sau aglomerarea calculatoarelor cu programe nedorite.

De asemenea este redus dramatic riscul de infectare cu virusi sau programe spyware, dusmanul principal al oricarui sistem PC.