SmartCash Retail Management System

Deschiderea si gestionarea inventarului

Deschiderea si gestionarea inventarului

Previous topic Next topic  

Deschiderea si gestionarea inventarului

Previous topic Next topic  

Programul SmartCash Shop permite efectuarea operatiei de inventariere a magazinului cu scopul de a corecta stocul. Accesul la operatia de inventar se face din meniul Inventar/Deschidere inventar. Daca se doreste vizualizarea sau listarea unui inventar efectuat anterior, se alege optiunea Listare Inventar din meniul Inventar.

Operatiunea de deschidere a inventarului se poate face doar daca nu exista alte documente care pot afecta stocul in curs de operare (NIR, tranzactii la echipamentul fiscal nescazute de pe stoc, Facturi, Bonuri, etc.), cu alte cuvinte stocul este operat la zi. Pentru a verifica inchiderea totala a oricarei operatii se va accesa optiunea Afisare operatii in Lucru din meniul Operatii. Daca aceste conditii sunt indeplinite si programul intoarce un mesaj de forma Nu exista nici o operatie in lucru, programul va afisa urmatoarea forma:

 

 

In aceasta forma, se poate selecta modul de efectuare a inventarului. Sunt posibile doua cazuri:

In prima situatie alegand optiunea Doresc deschiderea inventarului cu Stocul Faptic=0 pentru numararea integrala a articolelor, la deschiderea inventarului se colecteaza stocul scriptic existent in momentul deschiderii, urmand ca stocul faptic sa fie introdus prin inventariere.
In cea de-a doua situatie alegand optiunea Doresc Deschiderea inventarului cu Stocul faptic = Stocul Scriptic pentru a corecta numai unele articole, inventarul este deschis cu stocul faptic egal cu cel scriptic.

 

Prima optiune se foloseste cand se doreste numararea integrala a tuturor articolelor, in timp ce a doua este utila cand se doreste numai corectarea unora dintre articolele selectate, pentru celelalte stocul ramanand neschimbat.

Selectia categoriilor de articole ce se vor selecta pe lista de inventariere face posibila efectuarea de inventare partiale, specializate numai pe anumite marfuri, fara a fi nevoie sa inventariati toata marfa.

 

Daca in prima faza a fost aleasa solutia ,pasii sunt urmatorii:

Dupa confirmarea selectiei de categorii/departamente, prin apasarea butonului OK, in caseta urmatoare, vor trebui completate informatiile necesare pentru intocmirea documentelor de inventariere atasate la acest inventar. Aceste documente sunt complet modificabile dupa dorinta utilizatorului, prin apasarea unuia din cele trei butoane Decizie de inventariere, Declaratie Gestionar, Proces Verbal de Inventariere putandu-se schimba modul de afisare a respectivului raport:

 

 

Daca pasii de mai sus au fost urmati, utilizatorul va putea incepe operatiunea de inventariere a articolelor care fac parte din departamentele selectate, prin apasarea butonului Genereaza Documente si Deschide Inventar. In acest proces este colectat stocul scriptic la deschiderea inventarului pentru toate categoriile de marfuri selectate. Operatia poate avea o durata de cateva minute, proportional cu numarul articolelor implicate. Din acest motiv,dupa afisarea barii de progres apare fereastra de confirmare de deschidere:

 

 

Nota Importanta:

Dupa deschiderea unui inventar, toate operatiile sunt din nou permise in sistem (vanzari prin casa sau POS, receptii, facturare, etc) pentru toate articolele care nu sunt incluse pe lista de inventariere curent deschisa. Pentru acestea din urma, se va afisa un mesaj de eroare care va atentiona ca articolul nu este disponibil fiind sub inventar.

 

In urmatoarea faza programul afiseaza fereastra de inventariere identic imaginii de mai jos:

 

 

 

Semnificatiile campurilor de cantitate din catalogul de inventariere sunt:

Stoc Scriptic: stocul inregistrat de program in baza de date;
Stoc Faptic: stocul real, rezultat in urma inventarierii magazinului;

 

Daca in Inventar, in sectiunea Deschidere Inventar, a fost bifata cea dea doua optiune ca in imaginea de mai jos pasii sunt urmatorii:

 

 

La fel ca in prima optiune dupa confirmarea selectiei de categorii/departamente, prin apasarea butonului OK, in caseta urmatoare, vor trebui completate informatiile necesare pentru intocmirea documentelor de inventariere atasate la acest inventar. Aceste documente sunt complet modificabile dupa dorinta utilizatorului, prin apasarea unuia din cele trei butoane Decizie de inventariere, Declaratie Gestionar, Proces Verbal de Inventariere putandu-se schimba modul de afisare a respectivului raport:

 

 

Dupa completarea documentelor aferente inventarului se apasa butonul Genereaza Documente si Deschide Inventar.

 

In urma deschiderii inventarului, Stocul Faptic al inventarului va fi automat setat la cantitatea gasita in Stocul Scriptic (Stocul din baza de date). Altfel toate articolele inventariate vor avea campul Stoc Faptic setat pe valoarea 0.

Pentru regasirea articolelor in cadrul unui inventar se pot folosi metode similare cu cele disponibile in catalogul de produse. Lista de inventar se poate filtra sau pot fi efectuate cautari dupa denumire sau cod.

Este posibila, de asemenea, identificarea articolelor folosind un cititor de coduri de bare, prin selectarea optiunii Cautare cu Scaner.

In imaginea de mai jos este prezentata inventarul unde Stocul Faptic este egal cu cel Scriptic:

 

 

Operatiunile permise asupra stocului inventariat sunt:

Modificarea stocului faptic (inventariat). Se va apasa butonul Modifica (F6) sau se va apasa butonul drept al mouse-ului si se va selecta optiunea Modifica Stoc Faptic.
Incrementarea stocului faptic (inventariat). Se va apasa butonul Adauga (F5).

 

Daca se doreste numararea manuala a articolelor cu consemnarea cantitatilor pe hartie, inaintea introducerii in program, folosind butonul Lista Inventariere se va lista raportul care contine toate articolele incluse pe inventarul curent. Aspectul acestui raport este urmatorul:

 

Pentru fiecare noua categorie din inventar, raportul va porni cu o pagina noua, astfel incat sa poata fi impartite sectiuni din listare la persoane diferite. Astfel se poate distribui efortul de numarare dupa regiuni sau categorii de marfuri, in conformitate cu categoriile selectate la deschiderea inventarului.

 

Nota:

Operatia de deschidere a unui inventar poate fi efectuata numai de catre un Supervisor . Optional, se poate defini un Operator care are acest drept. Drepturile pentru acesta se seteaza de catre un administrator din optiunile programului din meniul Utilizatori/Administrare profiluri Utilizatori.

 

Nota:

Fereastra de inventariere permite sortarea produselor . Pentru mai multe detalii cu privire la modul de realizare a acestui lucru va rugam sa consultati subcapitolul Sortare.