Inventarierea este o operatie extrem de importanta pentru magazine. Este singurul mod, in afara documentelor primare, prin care se poate corecta stocul. Din acest motiv, trebuie privita cu extrema atentie, de corectitudinea operatiilor efectuate in cursul inventarului depinzand functionarea ulterioara a magazinului.

Datorita volumului mare de munca, inventarele pot avea adesea o durata mare in timp (de la cateva ore, la zile intregi). Din acest motiv este important de retinut ca un inventar poate ramane deschis o perioada mai mare de timp. In acest timp, nu mai poate fi deschis un alt inventar iar articolele incluse nu pot fi supuse tranzactionarii.

 

Atentie!

Nu inchideti inventarul folosind butonul Inchide Inventar decat atunci cand sunteti sigur ca ati numarat corect stocul faptic! In cazul in care constatati diferente exagerate puteti lista numai acele diferente si este indicat sa procedati la renumararea articolelor respective pentru a elimina orice suspiciune. Puteti tipari sau vizualiza inventarul curent deschis folosind meniul Inventar/Listare Inventar. Va fi afisata urmatoarea caseta:

 

 

Inventarul curent deschis este colorat cu rosu in lista inventarelor. Selectand optiunea de excludere a articolelor fara diferente veti putea lista numai articolele care prezinta probleme si le puteti analiza inca o data.

 

Pentru a limita posibilitatile de eroare la inchiderea inventarului, au fost incluse o serie de validari si confirmari ce vor fi descrise in continuare. Inchiderea se face apasand butonul Inchide inventar sau apasand butonul drept al mouse-ului si selectand optiunea Inchide inventar.

 

Atentie!

Inchiderea inventarului corecteaza automat stocul la valoarea inregistrata in campul cantitate fizica! Daca un inventar nu este complet si au ramas articole cu cantitate fizica zero, stocul acestora va fi descarcat prin inventariere! Operatia este ireversibila!

Nu inchideti niciodata un inventar daca nu sunteti siguri ca stocul fizic este cel corect.

 

Pentru a evita inchiderea din greseala a inventarului, este afisata urmatoarea caseta de confirmare:

 

 

In continuare, se solicita parola utilizatorului care a deschis inventarul pentru a confirma operatia de inchidere. Fara validarea acestuia inventarul nu se poate inchide. Aceasta operatie reprezinta echivalentul unei semnaturi pe lista de inventariere si este in general efectuata de catre seful de magazin sau de gestionarul sef.

 

 

Dupa introducerea parolei, este afisat un cursor care descrie progresul inregistrat la inchiderea si reglarea stocului prin inventariere. Deoarece este prelucrat un mare numar de articole (in general de ordinul miilor) durata acestui proces este destul de mare, putand varia si in functie de puterea de calcul, de la cateva zeci de secunde la cateva minute.

Pentru fiecare articol pentru care s-au constatat diferente in minus este efectuata descarcarea cantitativa si la pret de achizitie dupa metoda generala (FIFO/LIFO). Pentru fiecare articol inregistrat ca diferenta in plus, este regasit ultimul pret de achizitie istoric si este efectuata o intrare in cantitatea suplimentara constatata la acel pret de achizitie.

Intreaga operatie se desfasoara in cadrul unei singure tranzactii atomice. Aceasta inseamna ca daca dintr-un motiv oarecare, operatia a fost intrerupta inainte de finalizare, ea poate fi reluata din nou incepand cu apasarea butonului Inchide Inventar.

 

Nota importanta!

La operarea simultana de pe mai multe statii a inventarelor, daca inchiderea inventarului a fost initiata de pe o statie, ea nu mai este posibila pe nici o alta statie. In acest mod este evitata initierea acestei operatii din greseala de pe doua sau mai multe statii simultan, operatie ce ar duce la operarea eronata a stocului.

 

La finalizarea inchiderii inventarului este afisata urmatoarea caseta de confirmare:

 

 

Stocul fiecarui articol va fi adus la valoarea afisata in campul Stoc Faptic, eventualele diferente fiind acoperite pe baza de LDI (Lista Diferente Inventar) emisa cu ocazia inventarului. In cazul diferentelor de stoc negative, corectia de stoc este facuta tinand cont de regula de gestiune valorica FIFO/LIFO cu care lucreaza programul (FIFO - stocul valoric este calculat incepand cu primul pret de achizitie; LIFO - stocul valoric este calculat incepand cu ultimul pret de achizitie). In cazul diferentelor de stoc pozitive, reglarea stocului este facuta cu referinta la ultimul pret de achizitie. Daca exista articole fara pret de achizitie inregistrat in program (s-au adaugat in catalog dar nu li s-a facut receptie) atunci va fi afisata fereastra urmatoare:

 

 

Aici aveti urmatoarele posibilitati:

 

 

Nota! Daca apasati click dreapta pe unul din documente, aveti posibilitatea sa alegeti din meniu: Vizualizare, Adauga in lista de etichete sau Modificare clasificare articole. Puteti alege asadar o alta modalitate de clasificare a articolelor continute pe document alta decat ce-a definita initial.

 

In lista derulata (imaginea de mai sus) veti avea intotdeauna ultimele Inventare  facute. Daca doriti sa vizualizati inventarele  mai vechi va trebui sa schimbati numarul din campul cu un numar mai mare care sa va permita vizualizarea documentelor.

Un mod simplu de a filtra documentele  in lista este acela de a apasa pe butoanele din partea de sus a listei. Daca doriti sa ordonati crescator/descrescator lista dupa numarul documentului va trebui sa apasati butonul .La fel veti proceda daca doriti sa ordonati lista dupa celelalte criterii existente: Deschis la data, Inchis la data, Responsabil Inventariere, Tip Inventar . Daca in schimb doriti un filtru mai particularizat, va trebui sa apasati in partea dreapta a butonulu pe sageata ce apare la miscarea cursorului. Aceasta actiune va derula o lista cu toate documentele, de unde puteti alege Procesul  verbal  de Transformare dorit  prin bifarea casutei respective.Din acest meniu aveti posibilitatea sa particularizati filtrul .

Apasati (Particularizare filru...) , iar in fereastra deschisa personalizati filtrul dupa cum doriti. Puteti observa doua liste (campurile cu sageata in partea dreapta) si doua campuri goale, precum si doua butoane radio pentru SI/SAU (imaginea de mai jos ).  Alegeti din liste optiunea dorita si completati in campurile goale valorile dorite, dupa care apasati OK pentru a vedea rezultatele.

 

Dupa aplicarea unui filtru, in lista inventarelor  se vor pastra doar documentele ce corespund criteriilor de selectie alese. Pentru a modifica filtrul deja introdus va trebui sa apasati butonul   , dupa care din fereastra constructorul de filtre va trebui sa apasati pe si sa alegeti din lista derulata optiunea dorita.

 

 

Daca alegeti optiunea "Adauga Conditie" veti observa ca va trebui sa completati 3 atribute sub forma . Pentru a schimba atributul va trebui sa faceti click pe acesta si sa alegeti din lista derulata alt cuvant cheie sau sa completati campul cu o valoare. Spre exemplu, daca apasati pe Nr. LDI  se va derula lista :

De aici puteti alege un alt atribut pe care sa il folositi la filtrare.La fel veti proceda si daca doriti sa schimbati modul de filtrare: apasati pe este egal cu si alegeti din lista  un alt mod de filtrare.

Pentru cel de-al treilea atribut (in exemplul de mai sus 1) veti da click pe acesta, dupa care va trebui sa completati campul cu valoarea dorita. Puteti adauga oricate conditii doriti apasand in continuare pe butonul , sau .

 

Daca alegeti sa adaugati o grupare, programul va mai adauga pe langa filtrul deja existent inca un filtru separat personalizat dupa nevoile dumneavoastra. Spre exemplu vom face un filtru pentru a vedea toate documentele  cu Nr. LDI  egal cu  1 si mai mic decat 5. Veti proceda ca in imaginea de mai jos:

 

 

Un alt exemplu ar fi daca dorim sa vedem toate documentele  cu Nr. LDI  mai mic decat  9 sau Responsabil Inventariere = Admin SmartCash  :

 

 

Nota! Cuvantul de legatura intr-o grupare se alege in acelasi mod descris mai sus, si anume se apasa pe SI (in exemplul de mai sus) si se alege intre :

SI, SAU, NU SI, NU SAU.

Nota! Din fereastra principala puteti alege orice filtru definit inainte prin apasarea sagetii .

 

In cele doua exemple de mai sus puteti observa butoanele din stanga jos: , . Programul va da posibilitatea sa salvati un filtru local, dupa care sa il reimportati in program. Pentru a salva local un filtru va trebui sa apasati butonul , sa alegeti calea si sa apasati butonul Save (ca in imaginea de mai jos). Filtrele se vor salva cu extesia  "*.flt"

 

Pentru a deschide un filtru  apasati butonul , iar prin intermediul ferestrei deschise localizati fisierul dorit si apasati butonul Open.

 

 

O alta modalitate de a filtra documentele  este prin intermediul campului de sub meniul principal (vezi imaginea de mai jos).Tot ce va trebui sa faceti in acest caz este sa dati click pe acest camp in dreptul coloanei  si sa completati cu valorile dorite in filtru. Programul va filtra doar documentele  care se incadreaza in criteriul completat de dumneavoastra.

 

O modalitate rapida de a crea un filtru este prin intermediul Drag & Drop in partea de sus a ferestrei principale. Tot ce trebuie sa faceti este sa tineti apasat cursorul mouse-ului pe una din coloane dupa care sa miscati coloana pana la zona gri denumita generic "Trageti o coloana pentru gruparea inregistrarilor dupa acea coloana".

 

 

Spre exemplu daca doresc sa grupez receptiile dupa data va trebui sa trag coloana "Deschis la Data  " in zona gri. Fereastra va arata ca in imaginea de mai jos:

 

Puteti observa ca toate documentele  sunt grupate dupa data, iar pentru a expanda o anumita data va trebui sa apasati butonul .

 

Stergerea filtrelor este cat se poate de simpla si presupune in mare parte operatie inversa a adaugarii lor. Spre exemplu pentru ultimul mod de filtrare descris, cel cu Drag & Drop tot ce trebuie sa faceti este sa trageti inapoi coloana/ coloanele. Pentru a sterge celelalte tipuri de filtrari este de ajuns sa dati click pe butonul sau  si sa alegeti Sterge din meniu. Un filtru se mai poate sterge si apasand butonul din josul listei in fereastra principala.