Inventarierea este o operatie extrem de importanta pentru magazine. Este singurul mod, in afara documentelor primare, prin care se poate corecta stocul. Din acest motiv, trebuie privita cu extrema atentie, de corectitudinea operatiilor efectuate in cursul inventarului depinzand functionarea ulterioara a magazinului.
Datorita volumului mare de munca, inventarele pot avea adesea o durata mare in timp (de la cateva ore, la zile intregi). Din acest motiv este important de retinut ca un inventar poate ramane deschis o perioada mai mare de timp. In acest timp, nu mai poate fi deschis un alt inventar iar articolele incluse nu pot fi supuse tranzactionarii.
Atentie!
Nu inchideti inventarul folosind butonul Inchide Inventar decat atunci cand sunteti sigur ca ati numarat corect stocul faptic in concordanta cu cel scriptic! In cazul in care constatati diferente exagerate puteti lista numai acele diferente si este indicat sa procedati la renumararea articolelor respective pentru a elimina orice suspiciune. Pentru o mai buna acuratete puteti tipari sau vizualiza inventarul curent deschis folosind meniul Inventar/Listare Inventar. Va fi afisata urmatoarea interfata:
Inventarul curent deschis este colorat cu rosu in lista inventarelor. Selectand optiunea de excludere a articolelor fara diferente veti putea lista numai articolele care prezinta probleme si le puteti analiza inca o data.
Selectand optiunea Listeaza denumirea completa a articolelor pe Lista de inventar, Smartcash Shop afiseaza un raport in care este trecuta denumirea completa a articolului.
Selectand Adauga campul detalii la denumirea articolelor la listarea pe Lista de Inventar, campul detalii este listat in raport.
Pentru a limita posibilitatile de eroare la inchiderea inventarului, au fost incluse o serie de validari si confirmari ce vor fi descrise in continuare. Inchiderea se face apasand butonul Inchide inventar sau apasand butonul drept al mouse-ului si selectand optiunea Inchide inventar.
Atentie!
Inchiderea inventarului corecteaza automat stocul la valoarea inregistrata in campul cantitate fizica! Daca un inventar nu este complet si au ramas articole cu cantitate fizica zero, stocul acestora va fi descarcat prin inventariere! Operatia este ireversibila!
Nu inchideti niciodata un inventar daca nu sunteti siguri ca stocul faptic este cel corect.
Pentru a evita inchiderea din greseala a inventarului, este afisata urmatoarea caseta de confirmare:
Daca ati optat pentru selectarea butonulu Yes, in continuare, se solicita parola utilizatorului care a deschis inventarul pentru a confirma operatia de inchidere. Fara validarea acestuia inventarul nu se poate inchide. Aceasta operatie reprezinta echivalentul unei semnaturi pe lista de inventariere si este in general efectuata de catre seful de magazin sau de gestionarul sef.
Dupa introducerea parolei, este afisat un cursor care descrie progresul inregistrat la inchiderea si reglarea stocului prin inventariere. Deoarece este prelucrat un mare numar de articole (in general de ordinul miilor) durata acestui proces este destul de mare, putand varia si in functie de puterea de calcul, de la cateva zeci de secunde la cateva minute.
Pentru fiecare articol pentru care s-au constatat diferente in minus este efectuata descarcarea cantitativa si la pret de achizitie dupa metoda generala (FIFO/LIFO). Pentru fiecare articol inregistrat ca diferenta in plus, este regasit ultimul pret de achizitie istoric si este efectuata o intrare in cantitatea suplimentara constatata la acel pret de achizitie.
Intreaga operatie se desfasoara in cadrul unei singure tranzactii atomice. Aceasta inseamna ca daca dintr-un motiv oarecare, operatia a fost intrerupta inainte de finalizare, ea poate fi reluata din nou incepand cu apasarea butonului Inchide Inventar.
Nota importanta!
La operarea simultana de pe mai multe statii a inventarelor, daca inchiderea inventarului a fost initiata de pe o statie, ea nu mai este posibila pe nici o alta statie. In acest mod este evitata initierea acestei operatii din greseala de pe doua sau mai multe statii simultan, operatie ce ar duce la operarea eronata a stocului.
Stocul fiecarui articol va fi adus la valoarea afisata in campul Stoc Faptic, eventualele diferente fiind acoperite pe baza de LDI (Lista Diferente Inventar) emisa cu ocazia inventarului. In cazul diferentelor de stoc negative, corectia de stoc este facuta tinand cont de regula de gestiune valorica FIFO/LIFO cu care lucreaza programul (FIFO - stocul valoric este calculat incepand cu primul pret de achizitie; LIFO - stocul valoric este calculat incepand cu ultimul pret de achizitie). In cazul diferentelor de stoc pozitive, reglarea stocului este facuta cu referinta la ultimul pret de achizitie. Daca exista articole fara pret de achizitie inregistrat in program (s-au adaugat in catalog dar nu li s-a facut receptie) atunci va fi afisata fereastra urmatoare:
Aici aveti urmatoarele posibilitati:
•Reglare automata plusuri..., situatie in care stocul la aceste articole va fi reglat folosind un pret de achizitie aproximativ, calculat din pretul de vanzare al articolului respectiv si adaosul comercial mediu introdus in aceasta fereastra. Aceasta metoda este foarte utila la deschiderea de noi magazine in care exista deja marfa si nu mai poate fi facuta in timp util receptia acesteia. Totusi, deoarece adaosul comercial poate varia foarte mult de la un articol la altul, pentru o situatie cat mai apropiata de realitate, se recomanda deschiderea de inventare diferite pentru departamente cu adaosuri comerciale similare.
In lista derulata (imaginea de mai sus) veti avea intotdeauna ultimele Inventare facute. Daca doriti sa vizualizati inventarele mai vechi va trebui sa schimbati numarul din campul 
cu un
numar mai mare care sa va permita vizualizarea documentelor.
La finalizarea inchiderii inventarului este afisata urmatoarea caseta de confirmare:
Nota:
Fereastra de Listare Inventar permite Filtrarea, Gruparea si Sortarea documentelor din lista.