SmartCash Retail Management System

Optiuni Generale

Optiuni Generale

Previous topic Next topic  

Optiuni Generale

Previous topic Next topic  

Sectiunea Optiuni generale permite setarea unor parametri impliciti de lucru ai programului, parametri a caror modificare aduce schimbari mai ales in formatul de afisare si completare a datelor pe parcursul rularii programului SmartCash Shop, customizand totodata si accesul la unele din functiile programului.

 

Nota:

Optiunile globale sunt valabile pentru orice statie conectata la aceeasi baza de date. Modificarea acestor optiuni de la orice statie SmartCash Shop se aplica automat la toate statiile de lucru.

 

 

Optiuni Generale

Ortografiaza automat numele de firme si localitati: Formateaza unitar toate denumirile de firme si localitati introduse in baza de date a programului dupa urmatoarele reguli:

1. Intodeauna capitalizeaza prima litera la inceputul de cuvant;

2. Elimina automat prefixul: S.C. din denumirile firmelor;

3. Ortografiaza corect si unitar tipurile de societati (S.R.L., S.A. etc.);

Cantitate fizica egala cu cea din documente la receptie din fisier packlist: Programul SmartCash Shop permite declararea atat a cantitatii fizice cat si a celei din documente in momentul in care se face o receptie de marfa. In cazul in care receptia este automata (import automat trasnsfer marfa din reteaua de magazine), se poate opta ca cele doua valori sa fie egale in mod implicit;
Foloseste referinta valutara la pretul de achizitie la receptie marfa: Determina ca la receptia marfurilor de la furnizori sa se poata folosi si pretul in valuta al articolului pentru stabilirea pretului de achizitie;
Tipareste avizele de insotire pe formular propriu (fara tipizate): Asigura imprimarea avizelor de insotire pe coli simple A4 in regim multipaginat pentru un singur numar de aviz. Prin deselectare se forteaza utilizarea de formulare tipizate pe care se imprima numai datele necesare. In acest din urma caz se genereaza numere noi de avize pentru fiecare pagina noua.
Tipareste facturile pe formular propriu (fara tipizate): Asigura imprimarea facturilor pe coli simple A4 in regim multipaginat pentru un singur numar de factura. Prin deselectare se forteaza utilizarea de formulare tipizate pe care se imprima numai datele necesare. In acest din urma caz se genereaza numere noi de factura pentru fiecare pagina noua.
Afiseaza caracterul de control pentru codurile EAN: Se poate opta pentru afisarea sau neafisarea caracterului de control in cazul codurilor EAN. Prin debifare, ultimul caracter (al 13-lea pentru coduri EAN13 sau al 8-lea pentru coduri EAN-8) nu se mai afiseaza. Deoarece ultimul caracter dintr-un cod EAN este unul de control, determinat aritmetic printr-un algoritm din primele 12/7 caractere, el nu este salvat in baza de date SmartCash. Optiunea asigura recalcularea sa la runtime pentru a afisa codul asa cum este el tiparit si pe eticheta.
Tipareste data si ora listarii pe rapoarte: In cazul in care rapoartele sunt tiparite, se poate opta pentru tiparirea datei si a orei la care s-a efectuat operatia. Prin bifare data si ora vor fi tiparite;
Interzice compensarea articolelor cu preturi de vanzare diferite: In mod normal, in cazul in care exista diferente de stoc intre articole similare, acestea pot fi compensate. Daca bifati aceasta optiune, compensarea nu va mai putea fi facuta decat pentru articole cu acelasi pret de vanzare. In acest fel se limiteaza posibilitatea de eroare "intentionata";
Foloseste cititorul de coduri de bare pentru autentificare: Aceasta optiune este folosita pentru accesul in sistem prin intermediul cardurilor de securitate SmartCash activand scanerul in fereastra de logon;
Foloseste varianta scurta pentru registrul de casa (total zilnic incasari): Daca este bifata, pe registrul de casa se preiau numai totalurile zilnice pentru fiecare casa si Z in parte si nu incasarile detaliate pe bonuri;
Corectie valoare achizitie N.I.R. dupa valoarea facturii (in limita tolerantei): La inchiderea receptiilor de la furnizori, programul SmartCash Shop verifica singur daca totalul valoric la pret de achizitie calculat ca suma pe articole este egal cu suma de control introdusa ca valoare totala de achizitie la deschiderea receptiei.  Activarea optiunii permite ca in limita tolerantei (+/- 1/4 din unitatea monetara - ex. 25 Bani), diferenta dintre valoarea facturii si valoarea de achizitie N.I.R. sa fie inclusa in pretul de achizitie al celui mai scump articol proportional cu cantitatea pentru acesta. Astfel sunt solutionate automat erorile de rotunjire a calcului prin doua metode diferite a valorii totale a NIR-ului.
Retur la furnizor pe baza de factura storno: Daca este bifata, este permisa introducerea in paralel cu editarea avizului de iesire a valorilor din factura storno de retur a furnizorului. Datele vor fi folosite ulterior in sistemul contabil pentru reconcilierea financiara cu furnizorul respectiv. returul de marfa la furnizor se va face pe baza unei facturi storno, emisa de furnizor;
Emitere de documente numai cu data curenta: In cazul in care bifati aceasta optiune, se va garanta folosirea datei curente pentru emiterea oricarui document. Este o metoda obligatorie pentru a garanta consistenta raportului de gestiune si raportarea corecta a datelor catre centrala de magazine;
Foloseste campul detalii din catalog pentru identificare cu scanner: Optiunea este utila daca se opteaza pentru utilizarea la identificarea produselor a unui cod de bare alfanumeric, de lungime variabila gen Code128 sau EAN128. Acest cod trebuie salvat in campul Detalii din catalogul de produse pentru a fi utilizat in acest mod.
Blocheaza accesul la pretul de achizitie pe receptiile de marfa:Nu permite utilizatorului accesul la pretul de achizitie in cadrul receptiilor.
Interzice modificarea pretului de vanzare sub ultimul pret de achizitie: Aceasta optiune stabileste o validare globala care se aplica oriunde este posibila modificarea pretului de vanzare (la receptie, in catalogul de produse, la modificarea multipla, etc.). Astfel nu va mai fi posibila vanzarea produselor sub ultimul pret de achizitie.
Interzice receptia facturilor sau avizelor cu acelasi numar :Aceasta optiune stabileste ca sistemul sa nu permita la receptia articolelor adaugare de facturi sau avize cu acelasi numar ca cele precedente
Utilizeaza calculator de preturi de vanzare la articole noi: Daca este folosita, optiunea activeza calculatorul de preturi de vanzare la adaugarea oricarui articol nou (inexistent in catalog) din interiorul unei receptii.

 

 

Astfel este scurtat timpul de introducere date in cazul calcularii pretului de vanzare pe baza de adaos comercial pornind de la pretul de achizitie curent. Daca insa se opereaza cu liste de preturi prestabilite, metoda este stanjenitoare si trebuie dezactivata pentru a permite introducerea directa a pretului de vazare in caseta de adaugare  articole.

Personalizare comisie de receptie la listare NIR: Daca se foloseste, functia asigura posibilitatea de introducere a numelor persoanelor ce compun comisia de receptie inainte de tiparirea oricarui NIR.

 

 
 

Permite asocierea incasarilor la facturile cu ridicata in momentul emiterii: Functia permite ca imediat dupa emiterea si listarea facturii sa se efectueze si introducerea datelor privind incasarea. Functia este utila pentru operatorii care factureaza de exemplu marfa transmisa prin colete postale pentru care plata este efectuata in avans prin banca iar factura se emite dupa intrarea banilor in cont.
Adauga procent TVA la fiecare articol de pe fatura fiscala: Permite afisarea cotei procentuale de TVA pentru fiecare rand de pe factura fiscala. Se foloseste acolo unde pe o singura factura cu ridicata existe articole cu cote de TVA diferite.
Atentioneaza depasire de stoc si la vanzare sub limita stocului: Odata activata, functia asigura informarea permanenta cand se incearca adaugarea de articole pe documente, pentru care stocul s-a epuizat. Daca este dezactivata si functia din Optiuni Generale de limitare la vanzare sub stoc este dezactivata de asemenea, operatorul nu stie cand a trecut cu iesirile sub stoc.
Verifica actualizari de catalog dupa fiecare raportare la centrala: Optiunea forteaza magazinele care opereaza in retea ca dupa fiecare raportare zilnica la centrala de magazine sa primeasca automat si actualizarile de catalog si preturi transmise de la centrala de magazine (daca exista pe server). Prin utilizarea acestei functii se reduce latenta de aplicare a politicilor de vanzare in retele mari de magazine.
Listare NIR numai cu preturi de achizitie (NIR depozit): Activata, functia ascunde coloanele privitoare la pretul de vazare, margine comerciala, etc de pe NIR-uri. Utila la receptia in depozite zonale sau unde gestiunea se efectueaza la pret de achizitie si nu la pret de vanzare.
Listeaza raportul de gestiune si la valoarea de achizitie: Activarea acestei functii isi produce efectul numai daca in sectiunea Reguli Globale, programul backoffice este configurat sa opereze in limita stocului existent. In caz contrar coloana cu valoarea de achizitie de pe raportul de gestiune este ascunsa deoarece valorile incluse sunt irelevante (la articolele descarcate pe stoc negativ nu exista preturi de achizitie). In situatia aceasta, singura informatie corecta privind preturile de achizitie se obtine numai dupa o inchidere lunara.
Ascunde preturile de achizitie pentru utilizatori: Functia permite ascunderea oricarei informatii care poate duce la calculul adaosului comercial sau a profitului brut din programul SmartCash Shop. Se foloseste in retele de magazine unde nu se doreste cunoasterea acestor informatii decat la nivel central.
Permite Accesul la Inventarierea instant: Functia permite accesul la reglarea automata cu LDI la vanzarea prin POS pe stoc negativ.
Arata preturile de achizitie pe aviz: Permite ascunderea pretului de achizitie de pe avizele de insotire;
Forteaza completarea campurilor ILN/GLN Fax, E-mail la lista de Magazine : Obliga completarea campurilor ILN/GLN,Email la lista de Magazine.
Forteaza completarea campurilor Cod Client la lista de Clienti:Obliga completarea campurilor Cod Client in lista de Clienti
Forteaza completarea campurilor Cod Furnizori la lista de Furnizori:Obliga completarea campurilor Cod Furnizori in lista de Furnizori.

   Ultimele 3 optiuni sunt facute special pentru centralele de magazine pentru a nu propaga informatii fara campuri vitale la interfatarea cu alte programe (ex. SAP).

Verifica la receptie incadrarea cantitatii: In momentul in care se efectueaza o receptie cantitatea de pe document trebuie sa fie egala cu cea fizica din cadrul receptiei.
Interzice compensarea articolelor cu campul Detalii inconsistent : Daca este folosita, functia interzice efetuarea de compensari intre articole care au campul Detalii cu o valoare si cele care au acest camp nul.
Forteaza unicitatea campului detalii in catalogul de produse: Daca este folosita, functia trateaza campul de Detalii ca pe un camp de tip CodProdus asigurand unicitatea valorilor introduse in acesta.
Forteaza activarea preturilor dupa actualizarea catalogului de produse: Activarea aceastei functii permite automatizarea activarii preturilor in momentul actualizarii catalogului de produse.
Calculeaza TVA la vanzari cu ridicata prin adaugare la valoarea fara TVA: Activarea acestei functii ofera posibilitatea calcularii valorii finale cu TVA in mod corect matematic, prin rotunjire la 2 zecimale, prin adaugarea valorii TVA-ului la valoarea fara TVA.
Foloseste clasificarea pe Departamente in catalogul de produse: In functie de bifarea acestei optiuni se poate afisa sau nu in Catalogul de produse clasificarea in functie de Departamente.
Permite aplicarea de numerar rapid la reconcilierea bonurilor fara plata: Activarea acestei functii are drept scop reconcilierea valorii vanzarilor  cu valoarea incasarilor de pe bonurile scoase la casa de marcat in cazul in care, dintr-o eroare, cele doua nu coincid.
Interzice duplicarea Codului Fiscal la Clienti: Nu permite adaugarea unui alt client cu un cod fiscal existent.
Interzice duplicarea Codului Fiscal la Furnizori: Nu permite adaugarea unui alt furnizor cu un cod fiscal existent.

   Cele doua optiuni interzic prin atentionare alocarea aceluiasi cod fiscal pentru doi clienti/furnizori diferiti.

Foloseste preturi de achizitie negociate: Bifarea acestei optiuni are drept rezultat completarea automata a preturilor de achizitie in cazul in care acestea au fost negociate cu furnizori. Preturile negociate se introduc din Catalogul de produse, apasand butonul Pret negociat.
Interzice receptia articolelor fara preturi de achizitie negociate valabile: Aceasta optiune este corelata cu cea precedenta, avand drept scop interzicerea receptiei pentru articole care nu au predefinit un pret de achizitie ce a fost negociat cu furnizorul.
La importul comenzilor interne adauga cantitatea sau stocul curent: In momentul efectuarii unei vanzari care se face pe baza unei comenzi interne emise in prealabil, daca cantitatea asociata unui articol depaseste valoarea stocului din acel moment, programul va prelua doar valoarea existenta in acel moment pe stoc.
Permite modificarea pretului de achizitie negociat:Bifarea optiunii permite utilizatorului sa modifice ulterior pretul de achizitie negociat.
Verificarea la receptie incadrarea articolelor in termenul de expirare acceptat: In momentul efectuarii receptiei de la furnizor, se verifica daca produsul se incadreaza in termenul de expirare acceptat (definit in catalog).
Interzice receptia articolelor cu termen de expirare sub limita de acceptare: Interzice receptia articolelor cu termen de expirare depasit.
Utilizeaza alerte operationale:Utilizeaza toate alertele ce tin de operatii.
Valideaza accesul la Inventarierea Instant prin autentificare:In momentul in care se doreste o inventarie instant este nevoie de autentificare pentru a verifica drepturile  la inventariere.
Interzice receptia multipla a unei comenzi de aprovizionare:Nu se pot opera mai multe receptii simultan pentru o comanda de aprovizionare.
Valideaza Codul Fiscal la furnizori:Este folosit in momentul in care se adauga un furnizor se verifica daca codul fiscal asociat este compatibil cu cel al furnizorului in cauza.
Permite accesul la stocul din intreaga retea de magazine:Aceasta optiune ofera utilizatorilor dreptul de a vedea stocul in toata reteaua de magazine.
Atentioneaza duplicarea unui articol pe aceasi receptie de la terti:In cadrul tuturor receptiilor de la terti atentioneaza duplicarea articolelor.
Atentioneaza duplicarea unui articol pentru toate operatiile de iesire:In cadrul tuturor operatiilor de iesire la duplicarea fiecarui articol SmartCash Shop atentioneaza existenta acestuia.
Interzice importul comenzilor interne cu stoc insuficient:Nu permite importul de o comanda dintr-o retea de magazine in cazul in care stocul este insuficient.
Interzice importul receptiilor interne cu stoc insuficient:Nu permite receptia articolelor dintr-o retea de magazine in cazul in care stocul este insuficient.
Interzice importul fisierelor TXT care contin stoc insuficient: Nu permite importul comenzilor din fisiere de tip txt daca stocul este insuficient
Interzice duplicarea furnizorilor externi pe acelasi articol: Nu permite duplicarea furnizorilor externi pe acelasi articol.
Interzice duplicarea codului de furnizor externi:Nu permite duplicarea unui furnizor extern avand acelasi cod de furnizor.
Permite receptionarea articolelor cu pret de achizitie nul:Permite receptionarea articolelor fara a avea stabilit un pret de achizitie.
Interzice compensarea articolelor fara unitate de masura identica:Nu permite deschiderea unei compensari fara a avea unitatea de masura a articolelor identica.

 

Tot aici putem selecta cotele de TVA pentru marfa si servicii definite in nomenclator, in sectiunea Cote implicite de TVA.