Programul SmartCash Shop permite monitorizarea activitatii cu clientii catre care s-au efectuat vanzari cu ridicata prin facturare, prin intermediul moduluiui Urmarire Clienti. Acesta este disponibil din meniul Program/Clienti/Urmarire Clienti. Interfata este prezentata in imaginea urmatoare:
Pentru a gasi un client in lista de clienti se adauga in campul Filtru Clienti cateva litere aflate in componenta numelui clientului respectiv, iar apoi se apasa butonul Filtreaza. In cazul dezactivarii listelor dinamice din optiunile programului sunt solicitate minim 3 caractere pentru aplicarea unui filtru. Lista de selectie va reda toti clientii corespunzatori filtrului aplicat.
De cate ori se inchide o vanzare cu ridicata si se emite o factura, pe langa descarcarea de stoc, valoarea facturii respectiva este cumulata soldului clientului respectiv. Pe langa valoare, este salvata si data scadenta, in cazul in care a fost introdusa, pentru gestionarea termenelor de plata pentru facturi. Folosind aceste informatii primare, modulul de urmarire clienti ofera o imagine completa asupra situatiei facturilor scadente si a incasarilor efectuate de la fiecare client in parte.
In sectiunea superioara, alaturi de numele clientului selectat si pentru care se doreste monitorizarea situatiei este afisat in aceeasi regiune a ecranului si soldul clientului respectiv. Valoarea este colorata in verde daca trebuie incasata si cu rosu (avand si valoarea negativa) daca s-au efectuat incasari in avans. Butonul din dreapta selectorului de client permite reimprospatarea situatiei clientului respectiv, in cazul in care documente ce il privesc au fost introduse si de pe alte statii ce folosesc simultan programul SmartCash Shop.
Sectiunea principala a modulului este impartita in doua panouri verticale. In panoul din stanga sunt prezentate facturile emise pentru clientul respectiv, iar in cel din dreapta incasarile inregistrate pentru clientul respectiv. Panoul de incasari permite de asemenea si introducerea sau modificarea incasarilor efectuate prin intermediul urmatoarei ferestre:
Aveti posibilitatea de a filtra cautarea clientilor dupa urmatoarele criterii: Nume, Cod Fiscal, Cod Client, ILN/GLN, Localitate si Telefon.
Panoul cu Facturi Emise
In aceasta sectiune este afisata in mod dinamic lista facturilor clientului respectiv. Sunt filtrate facturile dupa unul din criteriile selectate in zona superioara:
• Toate facturile neincasate indiferent de scadenta;
• Facturi neincasate scadente pana astazi si un urmatoarele x zile;
• Toate facturile indiferent de starea lor intr-un interval de timp solicitat.
Fiecare dintre optiuni permite solutionarea operativa a unor probleme ce intervin in relatia cu clientii. Primele doua variante ajuta la asocierea incasarilor la facturi sau la planificarea atentionarilor de plata pentru facturile ce urmeaza a fi incasate. Cea de-a treia varianta permite raspunsul operativ la intrebarile clientului cu privire la starea incasarilor pentru una sau mai multe facturi ce au fost emise.
Pentru a activa filtrarea trebuie apasat butonul Aplica Filtru prezent in acest panou.
Informatiile afisate pentru fiecare factura din lista sunt: Numarul intern, Numar Fiscal, Data facturii, Data scadenta, Valoarea totala de plata si Soldul neincasat ramas in cazul platilor partiale.
Dupa ce a fost adaugata o incasare, pentru a se asocia cu factura se apasa butonul Asociaza Incasarea Selectata la Factura. In cazul in care nu este asociata nici o factura unei plati la apasarea butonului programul va afisa o eroare precum soldul este 0.
Panoul cu Incasari
In sectiunea dreapta sunt afisate in mod dinamic incasarile inregistrate pentru clientul respectiv. Sunt filtrate incasarile dupa unul din cele doua criterii selectate in zona superioara:
• Numai incasari inca neasociate la vreo factura;
• Toate incasarile inregistrate intr-un interval, indiferent daca au fost asociate sau nu la vreo factura.
Aplicarea filtrului este efectuata cu butonul Aplica Filtru. Este afisata, de asemenea, valoarea totala a incasarilor neasociate inca la facturi.
Daca o incasare a fost deja asociata, chiar si partial, la una sau mai multe facturi, acestea sunt afisate in sectiunea inferioara a panoului.
Pentru asocierea unei incasari selectate la o factura se foloseste butonul Asociaza Incasarea. In orice moment se poate sterge asocierea unei incasari la o anumita factura folosind butonul corespunzator.
In situatia in care exista solduri mai vechi ce trebuiesc preluate sau pentru corectarea unor diferente, folosind meniul contextual disponibil in panoul de facturi prin click pe butonul din dreapta al mouse-ului, se pot introduce soldurile respective folosind Factura de Sold:
Nota:
Catalogul de Clienti permite filtrarea si sortarea elementelor, pentru a avea o imagine mai buna asupra intrarilor cautate. Pentru mai multe detalii despre realizarea acestor operatii va trebui sa accesati subcapitolele Filtrare si Sortare.